Het creëren van een agenda is een effectieve manier voor mensen in het bedrijfsleven, alsmede directies van organisaties, om een bijeenkomst voor te bereiden en uit te voeren volgens plan en op een georganiseerde manier. Vergaderingen kunnen enorme hoeveelheden tijd opslokken in het vaak al drukke werkschema. Dus een effectieve agenda maken is van cruciaal belang. Een goed geregelde agenda maken zal er voor zorgen dat de tijd niet wordt verspild.
Volg onderstaande stappen om een goede agenda te maken
1. Stuur een e-mail waarin staat dat er een vergadering plaats zal vinden. Schrijf in deze mail wat het doel van de vergadering is alsmede de administratieve details zoals waar en wanneer het zal zijn. Laat de deelnemers aan de vergadering weten wat er zal worden besproken. Dit geeft hen de kans om goed voorbereid op de komende besprekingen of besluiten te kunnen reageren.
2. Bij het vervolg van het agenda maken, stelt u de deelnemers de vraag of ze zelf nog agendapunten willen inbrengen. Met daarnaast het verzoek dat wanneer ze hier behoefte aan hebben ze dit tot twee dagen voor de vergadering aan u melden en tevens aangeven hoeveel tijd ze nodig denken te hebben om het punt te bespreken.
3. Zodra alle agendapunten bekend zijn, kan u de definitieve agenda maken. Bepaal eerst hoeveel tijd zal worden toegewezen aan elk agendapunt. Dit is cruciaal punt. Indien een uur is gepland voor een vergadering, moet de vergadering ook in een uur gedaan zijn. Dus bij het agenda maken, moet aan alle agendapunten een tijdslimiet worden toegewezen. In de vergadering moeten deze tijden ook echt worden aangehouden. U zult merken dat een vergadering inderdaad korter wordt als men zich aan de tijdslimieten houdt.
4. Bepaal ook van te voren wie de leider of voorzitter van de vergadering zal worden voor elk agendapunt? Wijs ook eens mensen aan die een agendapunt moeten leiden. Dit zal helpen om de deelnemers aan de vergadering meer betrokken te krijgen. Een wordt dan meer een vergadering van iedereen dan alleen van de voorzitter.
5.Bepaal het doel van elk agendapunt. Zijn het punten om te bespreken, om te beslissen of om informatie te delen. Identificeer specifieke verwachtingen voor de agendapunten. Maak doelen voor uw agenda en kijk of deze doelen na de vergadering zijn bereikt.
6. Verspreidt de agenda een paar dagen van te voren en vraag de deelnemers om de agenda te bekijken voor deze vergadering. Dit zal hen in staat stellen om zich voor te bereiden op deze meeting. Vraag de mensen die een punt wilden inbrengen of ze gelukkig zijn met de volgorde waarin ze zullen spreken en de hoeveelheid tijd die hen is toegewezen. Dit kan dan nog worden aangepast wanneer het niet goed blijkt te zijn.
Tot slot nog enkele tips
Verstuur uw agenda 24 tot 48 uur vóór de vergadering. Blijf de tijd in de gaten houden om ervoor te zorgen dat de vergadering ook echt op tijd is afgerond. Laat iemand de vergadering notuleren zodat de notulen naar alle deelnemers kunnen worden verzonden na de vergadering. Voorkom het verspillen van te veel tijd door ongeplande discussiepunten. Natuurlijk, is het belangrijkste onderdeel van een effectieve agenda maken, om de agenda dan ook te volgen tijdens de vergadering! Heel veel succes!