A.I. voor vergaderingen: van uitnodiging tot actiepunten

3′lezen

In het kort

• Vooraf: tijd zoeken en een agenda met doel per punt.
• Tijdens: transcriptie en samenvatting – altijd eerst melden.
• Achteraf: actiepunten met eigenaar en deadline meteen inplannen.

Op deze pagina · 4 onderdelen

1. Vóór de vergadering
2. Tijdens de vergadering
3. Na de vergadering
4. Minder én betere vergaderingen

Vergaderingen nemen een groot deel van veel agenda’s in beslag. A.I. kan bij elke fase helpen: bij het vinden van een tijdstip, het opstellen van een agenda, het noteren tijdens het gesprek en het opvolgen van de afspraken. Zo maak je van een vergadering weer een moment waarop echt iets beslist wordt.

Vóór de vergadering

Een tijdstip vinden

Gemini in Google Agenda en Copilot in Outlook kunnen de beschikbaarheid van genodigden vergelijken en tijden voorstellen. Werk je zonder die functies, dan blijft een eenvoudige datumpeiling of gewoon twee concrete voorstellen in je mail de snelste weg.

Een sterke agenda opstellen

Vraag een A.I.-assistent om een vergaderagenda met per punt het doel (informeren, bespreken of beslissen), wie het punt inleidt en hoeveel tijd ervoor voorzien is. Een uitgewerkte structuur en een sjabloon vind je bij vergaderagenda maken.

Voorbereiden

Laat de assistent een lange mailwisseling of een rapport samenvatten tot de vijf punten die er voor dit overleg toe doen, en drie vragen die je zeker wilt stellen.

Tijdens de vergadering

Steeds meer vergadertools kunnen het gesprek transcriberen en samenvatten: Copilot in Teams, Gemini in Google Meet en Notion AI Meeting Notes zijn bekende voorbeelden. Dat is handig, maar vraagt duidelijke afspraken.

Ook zonder transcriptie kan A.I. helpen: noteer zelf kort de beslissingen en actiepunten, en laat je kladnotities achteraf opschonen.

Na de vergadering

1. Samenvatting: laat de A.I. de notities omzetten in maximaal vijf kernpunten.
2. Actiepunten: vraag om een tabel met wat, wie en tegen wanneer. Ontbreekt een eigenaar of deadline, laat dat dan expliciet vermelden.
3. In de agenda: zet je eigen actiepunten meteen als tijdsblok in je agenda, niet alleen als taak.
4. Opvolgmail: laat een korte mail opstellen en controleer of de inhoud overeenkomt met wat er echt besproken is.

Kant-en-klare prompts voor deze stappen vind je in de promptbibliotheek.

Minder én betere vergaderingen

De grootste winst zit vaak niet in sneller notuleren, maar in minder vergaderen. Een paar vragen die je een A.I.-assistent kunt voorleggen bij je agenda van volgende week:

• Welke vergaderingen kunnen korter (25 in plaats van 30 minuten, 50 in plaats van 60)?
• Welke overleggen kunnen een schriftelijke update worden?
• Waar zit ik zonder duidelijke rol of agendapunt?

Combineer dat met vaste focusblokken (zie tijdsblokken plannen) en je agenda ademt meteen weer.